Política de privacidad y tratamiento de datos personales

1. Marco de referencia

Esta política se estructura con base en el régimen colombiano de protección de datos personales, especialmente la Ley 1581 de 2012 y su reglamentación incorporada en el Decreto Único 1074 de 2015, además de las normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan. Debe completarse con la razón social, identificación y canal oficial del responsable antes de su publicación definitiva.

2. Responsable del tratamiento

El responsable es la empresa titular que opera AMALIA y administra las sedes, relaciones contractuales y procesos internos asociados. Las solicitudes relacionadas con datos personales se presentan por el canal oficial informado por Gerencia en el contrato, vinculación, reglamento interno o comunicación institucional vigente.

3. Información tratada

Según el rol y la finalidad autorizada, AMALIA puede tratar datos de identificación, contacto, fotografías, documentos, información bancaria para pagos, datos laborales, programación, producción, inventarios, soporte técnico, accesos a cuentas corporativas, registros de auditoría, dirección IP, dispositivo, fecha y hora de ingreso.

4. Finalidades

• Administrar usuarios, roles, sedes y permisos.
• Gestionar operación, producción, planes de trabajo, nómina, pagos, inventarios, soporte, audiovisuales y redes autorizadas.
• Proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad del sistema.
• Prevenir accesos no autorizados, fraude, suplantación, pérdida de información y uso indebido.
• Conservar trazabilidad de ingresos y modificaciones para control interno y atención de incidentes.
• Cumplir obligaciones contractuales, laborales, contables, tributarias y legales aplicables.

5. Datos sensibles y acceso restringido

Las fotografías, documentos de identidad, credenciales de cuentas y demás información sensible requieren controles reforzados. Cada usuario debe consultar únicamente la información necesaria para sus funciones. Está prohibido copiarla, divulgarla, descargarla o utilizarla para fines personales o no autorizados.

6. Derechos de las personas titulares

La persona titular puede solicitar conocer, actualizar, corregir o consultar sus datos; pedir prueba de la autorización cuando corresponda; presentar reclamos; solicitar la supresión o revocatoria cuando legalmente proceda; y recibir información sobre el uso dado a sus datos. Algunas obligaciones legales o contractuales pueden exigir conservar determinados registros durante un periodo definido.

7. Seguridad y confidencialidad

AMALIA aplica controles como contraseñas protegidas mediante hash, consultas parametrizadas, protección contra solicitudes falsificadas, sesiones seguras, bloqueo temporal por intentos fallidos, cifrado de contraseñas operativas almacenadas, registro de auditoría, aislamiento por rol y sede, validación de archivos y encabezados de seguridad. Ningún sistema es absolutamente invulnerable; por ello se mantienen copias de seguridad, actualizaciones, revisión de registros y atención de incidentes.

8. Obligaciones de cada usuario

• Usar una cuenta individual y no compartir la contraseña.
• Cerrar sesión al terminar y proteger el equipo de trabajo.
• No revelar información en chats, correos, redes o dispositivos no autorizados.
• Reportar inmediatamente accesos sospechosos, pérdida de equipos o divulgación accidental.
• No intentar eludir permisos, inspeccionar datos ajenos ni ejecutar pruebas de seguridad sin autorización escrita.

9. Conservación y eliminación

Los datos se conservan durante el tiempo necesario para la finalidad autorizada, la continuidad operativa, la defensa de derechos y las obligaciones legales. Cuando proceda su eliminación, se realizará de forma controlada, preservando los históricos que deban mantenerse y evitando afectar registros contables, laborales o de auditoría.

10. Transferencias y terceros

La información no se entrega a anunciantes ni se utiliza para publicidad. Puede ser tratada por proveedores tecnológicos estrictamente necesarios para alojamiento, respaldo, seguridad o soporte, bajo deberes de confidencialidad y controles de acceso.

11. Cookies y sesiones

La plataforma utiliza cookies técnicas indispensables para autenticar al usuario, mantener la sesión y proteger formularios. No requiere cookies publicitarias. El navegador debe permitir estas cookies para que AMALIA funcione correctamente.

12. Incidentes de seguridad

Ante una sospecha de acceso no autorizado, el usuario debe cerrar sesión, informar a Gerencia o Ingeniería y Soporte, evitar alterar evidencias y cambiar su contraseña cuando sea indicado. Los detalles técnicos se registran de forma privada y las páginas públicas no muestran consultas, rutas del servidor ni trazas de error.

13. Aceptación y cambios

Al marcar la casilla del inicio de sesión, la persona confirma que leyó o tuvo la posibilidad de leer esta política, que comprende el carácter privado del sistema y que se compromete a respetar sus reglas. Las actualizaciones se identificarán mediante una nueva versión y fecha de vigencia.